http://inthepicturecommunicatie.nl/uploads/images/headers/In-The-Picture-Crisismanagement-Blog-1852x120.jpg

Blog

Crisisorganisatie goed op stoom

Crisisorganisatie goed op stoom
De crisisorganisatie van ICT Services heeft enorme stappen gemaakt met crisismanagement en -beheersing. Opleidingen en trainingen zijn gevolgd en de realisatie van een Crisis Management Plan (CMP) is zo goed als rond. De crisisorganisatie bestaat uit drie crisisteams met daarbij drie ondersteunende teams.

Crisis
Als zich nu bij UWV een crisissituatie voordoet, wordt de beheersing daarvan in (nagenoeg) alle gevallen uitgevoerd in directe samenwerking van ICT Services met IBM en KPN. Voor deze drie partijen zijn nu procedures ontwikkeld om in geval van een crisis goed afgestemd met elkaar aan het werk te gaan.

Training
ICT Services, IBM en KPN volgden  een vijf daagse training. met een aantal concrete crisissimulatie-oefeningen. De oefeningen waren gebaseerd op werkelijk gebeurde situaties en op gefingeerde maar realistische situaties.

Alle teams namen deel aan oefeningen en simulaties. Er zijn duidelijke procedures opgesteld en enkele leidinggevenden zijn vanaf september de Post HBO opleiding Crisis Management Professional gaan volgen.

Evaluatie
Uit de evaluatie van een grote oefening op 4 november bleek dat er nog een aantal punten zijn die aangescherpt moeten worden zoals:

  • Consensus bereiken over wanneer er sprake is van een crisis.
  • Betere afstemming van processen op operationeel niveau
  • Het opnemen van doorlooptijden in een protocol
  • Afspraken maken over de wijze van communiceren bij een crisis.

Reacties
Door deze gezamenlijk aanpak is de slagvaardigheid in geval van een crisis vergroot. Erik van Rieken Clientdirector van KPN zegt hierover: ‘Ik was positief verrast dat je met veel mensen in een korte tijd zoveel voor elkaar krijgt. We merkten dat het erg goed ging ook al was nog niet alles ingeregeld.’

Ook René Griffoen, Project executive van IBM was positief: ‘Samen intenser samenwerken gebeurt nu al.  We hebben ook bij elkaar in de keuken kunnen kijken en zijn daardoor beter in staat om op elkaar in te spelen en gerichter een crisis te lijf gaan.’

Martin Franse van ICT Services beaamt wat Erik en René zeggen. Hij vult hen aan met: ‘Samen maken we nu een overall plan. Daar zijn we al mee gestart en in het eerste kwartaal van 2016 moet dat gerealiseerd zijn.’

Rene ziet ook al een uitbreiding voor het crisisteam: ‘Het stopt nu niet. De volgende stap is de link naar de business en achterliggende ketens.  Als een rollende sneeuwbal betrekken we steeds meer partijen bij crisismanagement. Risico’s moeten daarom goed in kaart gebracht worden. Ik vond het ook erg goed om te zien dat iedereen die betrokken is meedeed, het was geen management verhaal.’

Het doel van de simulatie was ook om de integraliteit van de crisisbeheersing te testen. Martin: ‘we hebben aansluiting gezocht bij het Crisisteam van Bestuurszaken van UWV. Ook hebben wij ter ondersteuning een bedrijf benaderd dat gespecialiseerd is in crisismanagement.

Communicatie
Het crisisteam wil meer bekendheid krijgen en werken aan een flyer met informatie. Ook houden zij presentaties voor de RvB, IV-teams en Keten-MT’s om de ontwikkelde procedures toe te lichten.

In the Picture
Michiel Kuethe, CEO van In the Picture BV verzorgde de training. Hij is zeer tevreden over het verloop van de oefeningen: ‘Inmiddels verzorgen wij al een jaar of drie voor de crisisorganisatie van ICT Services trainingen en simulaties. Ik heb het nog niet eerder meegemaakt, dat er een zodanig professioneel initiatief is genomen om crisisbeheersing zo optimaal mogelijk af te stemmen met de belangrijkste leveranciers. Dat zegt veel over de hoge professionaliteit en goede relatie tussen UWV, IBM en KPN!

In onze praktijk merken wij juist hoe belangrijk het is om “een robuuste organisatie neer te zetten voor de meest fragiele momenten.” UWV, KPN en IBM zijn daar een fraai voorbeeld van!’